Student Day Unud 2021: Menangkis Kebimbangan Koordinasi antara Rektorat dan Mahasiswa

Situasi pandemi Covid-19 membuat pelaksanaan Student Day Universitas Udayana (SDU) 2021 belum dapat berpaling dari medium daring. Ada kisah menarik dari SDU tahun ini lantaran terdapat perpindahan pelaksana dari mahasiswa ke petinggi perguruan tinggi. Alur koordinasi yang dipenuhi kebimbangan menjadi tantangan penyelarasan agar tidak stagnan dan tetap pada esensi “Parwata Arundaya”.

Sejak bulan mei melakukan pengusungan konsep oleh mahasiswa, tiba-tiba terdapat arahan dari pihak rektorat untuk menunda sementara persiapan kegiatan Student Day Universitas Udayana. Mengetahui hal tersebut, I Komang Doni Kurniawan, selaku Wakil Panitia II SDU, mengaku dilanda ketidakpastian. “Awalnya SDU itu tetap jalan, kemudian tiba-tiba ada surat keputusan dari UPO (Unit Pengelolaan Ormawa -red) itu di-hold dulu. Kemudian kami minta SK belum diberikan, jadi belum ada kepastian berjalannya SDU ini. Nah, setelah itu kepastian ada lewat buku panduan,” ujarnya saat dijumpai disela-sela istirahat rangkaian SDU (12/8). Ternyata, terdapat perubahan pelaksana berdasarkan dari Surat Edaran Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi Nomor 0387/E/TM.02.00/2021. Surat tersebut memuat agar pelaksanaan masa orientasi mahasiswa baru harus menjadi tanggung jawab pimpinan perguruan tinggi, sedangkan unsur lainnya seperti dosen, tenaga kependidikan, dan mahasiswa ikut membantu pelaksanaan kegiatan ini.

Dikeluarkannya surat edaran tersebut membuat susunan pelaksana mengalami penyesuaian. “Ketuanya dari Wakil Rektor III Unud, wakilnya kemdian diambil dari mahasiswa dan dari UPO, kemudian koordinator dari seluruh bidang dipegang rektorat, sementara mahasiswa jadi anggota,” lanjut Doni menjelaskan. Yang bikin gulana, rangkaian persiapan acara sesungguhnya telah dimulai sejak dua bulan lalu. Sayangnya, kepastian tanggal pelaksanaan dan Standar Operasional Prosedur (SOP) pelaksanaan kegiatan SDU baru dikeluarkan rektorat dua pekan sebelum pelaksanaan kegiatan.

Kejar tayang, itulah kesan pelaksanaan SDU tahun ini bagi Krisna Yoga, sebagai Ketua Panitia SDU 2021. Ia juga menyebutkan bahwa selain kendala situasi pandemi, kendala lain datang dari tubuh panitia pelaksana. Pihak rektorat yang terkesan mengulur-ulur beberapa hal sehingga menyebabkan persiapan acara sebagai kesan pertama bagi mahasiswa baru di Universitas Udayana itu digarap secara tergesa-gesa. “Alur koordinasi yang cukup abstrak. Sudah melakukan koordinasi, namun terkesan saling lempar. Kita jadi bingung, benar-benar kebingungan. Konsep yang sudah dipersiapkan secara matang kalau didasari koordinasi tidak maksimal, ya jadinya tidak terlaksana dengan baik,” ungkapnya seraya duduk di sekitar area Gedung Widya Sabha.

Kendati demikian, jalinan komunikasi memang harus dibangun dengan baik. Upaya penyesuaian dan penyelarasan pun dilakukan. Selepas dialog panjang mengenai kegiatan akbar tahunan untuk menyambut mahasiswa anyar Unud, rektorat berkolaborasi dengan BEM PM Universitas Udayana resmi menggelar SDU 2021 selama dua hari, yakni pada 12-13 Agustus 2021. Mengusung tema “Parwata Arundaya”, mahasiwa baru diharapkan mampu seperti gunung dan matahari terbit. Senantiasa memiliki cita-cita dan idealisme tinggi, juga memiliki kerendahan hati untuk mengabdi kepada masyarakat, layaknya matahari terbit yang mampu menyinari dan memberi kehangatan.

Kegiatan ini diikuti oleh 6.192 mahasiswa dari 13 Fakultas yang diantaranya adalah mahasiswa baru sejumlah 5.721 orang dan mahasiswa lama sejumlah 471 orang. Acara dibuka secara resmi oleh Rektor Universitas Udayana (periode 2017-2021), Prof. Dr. dr. A.A. Raka Sudewi, Sp.S (K) yang ditandai dengan penayangan Video Opening Ceremonial Student Day Universitas Udayana 2021. Ini merupakan kali kedua Student Day Universitas Udayana digelar secara virtual. Dibandingkan dengan Student Day tahun-tahun sebelumnya, Student Day kali ini menghadirkan ide baru bertajuk virtual kampus yang sebisa mungkin memfasilitasi mahasiswa baru untuk menikmati pemandangan dan mengenal gedung-gedung Universitas Udayana dengan sudut pandang 360 derajat. Fitur ini dapat diakses melalui laman resmi Student Day BEM Udayana.

Rangkaian SDU pun diisi berbagai pemberian materi dengan total 15 materi beserta berbagai agenda seturutnya. Bagi Krisna, SDU tahun ini juga memberikan beberapa pengembangan inovasi. Misalnya, agenda Temu Pangus, Mentoring, dan Capacity Building dikonversi menjadi agenda Ruang Bercakap. Di sisi lain terdapat luaran konten layaknya podcast yang memberi ruang pada pengemasan sharing pengalaman terkait pengetahuan akademik, organisasi, hingga pengabdian. “Esensinya masih sama. Sebenarnya tiap kegiatannya bertumpu pada spirit pengenalan, penyambutan, dan penanaman nilai,” jelas Krisna.

Sesuai dengan esensinya, SDU kegiatan yang didasarkan pada spirit kebangkitan ini dioptimalkan melalui berbagai upaya. Walau digelar dalam kondisi pandemi dan waktu persiapan yang terbilang singkat. “Student Day bisa dibilang sebagai kegiatan orientasi, tapi yang paling penting adalah bagaimana kegiatan ini mampu mengakselerasi adik-adik yang dulu masih terbiasa dengan kebiasaan di SMA bisa mendapat gambaran kehidupan mahasiswa, supaya bisa lebih kenal dengan lingkungan dan keluarga baru, kurang lebih seperti itu.” papar Krisna. Doni yang intens menaungi bidang materi menyebut bahwa ada dua hal yang menjadi fokus bidang materi dalam kegiatan ini, yakni pendidikan yang memerdekakan ala Ki Hajar Dewantara dan kontribusi untuk Udayana. “Di sana ada seksi pendamping gugus dan seksi mentor. Ya, esensinya kurang lebih agar mahasiswa bebas mendapat dan menggali apa saja untuk mencapai kesejahteraan sebagai mahasiswa.” tandasnya.

Bukan menjadi hal baru bagi kebanyakan calon mahasiswa untuk beradaptasi dengan hal ini. Namun bagi beberapa calon mahasiswa lain, butuh keterampilan lebih dalam berkomunikasi jarak jauh dan memeroleh informasi yang serba digital. Salah satunya dirasakan oleh Ni Putu Kartika, mahasiswa baru Fakultas Ekonomi dan Bisnis Unud asal Sukawati, Gianyar. “Ekspetasinya sih untuk kegiatan orientasi dan perkuliahan ini akan berjalan lancar dan seru, tetapi mungkin akan ada beberapa kendala dan hambatan karena melakukan kegiatan online seperti ketersediaan jaringan dan perangkat yang akan digunakan.” ucapnya.

Pelaksanaan daring yang bertumpu pada kesiapan teknis diutarakan Koordinator Bidang 3D, Iyan Merta membuat pihaknya memaksimalkan waktu kosong saat menunggu kepastian dari pihak rektorat. “Cuma dua minggu untuk persiapan. Kita sempat digantung, dan waktu itu kita manfaatkan untuk rancang logo dan memikirkan pakem postingan.” terang Mahasiswa Arsitektur itu. Setelah kejadian yang melanda SDU tahun ini, muncul narasi terkait kepastian pelaksana SDU tahun berikutnya. Oleh karenanya, Krisna mengaku akan mengawal evaluasi pelaksanaan SDU tahun ini agar kekurangan tidak terulang kembali. “Bukan karena masalah siapa yang handle. Ketika yang handle dari rektorat kemudian dimaksimalkan, apa salahnya? Yang ingin kita pastikan adalah SDU tidak menurun esensi dan standarnya. Kita buktikan setiap tahunnya ada perkembangan dan perbaikan. Itu yang akan kita pastikan dan kawal setelah SDU ini berakhir.” Tututp Krisna pada siang hari itu.

Reporter: Dwi, Kamala, Putri

Penulis: Gung Martha, Lia Permana

Penyunting: Yunita